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Code d'éthique et de déontologie

1. Titre

Code d’éthique et de déontologie des membres du conseil d’administration de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier.

2. Préambule

Le présent code a pour objet d’établir des règles de conduite applicables aux membres du conseil d’administration de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier en vue de maintenir et de promouvoir l’intégrité, l’objectivité et la transparence de leurs fonctions à titre d’administrateurs. Ce code veut préserver leur capacité d’agir au mieux des intérêts et de la mission de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier tout en inspirant la plus entière confiance auprès du public.

À ces fins, le conseil d’administration adopte les règles qui suivent.

3. Champ d’application

Chaque membre du conseil d’administration est tenu de se conformer aux règles de conduite prescrites par le présent code. Un membre est en outre tenu aux devoirs prescrits par la Loi sur les compagnies (Partie III, personne morale sans but lucratif).

4. Devoirs généraux

Le membre du conseil d’administration doit, dans l’exercice de ses fonctions, agir avec intégrité, indépendance, loyauté et bonne foi au meilleur de sa connaissance et au mieux des intérêts de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier.

Il doit organiser ses affaires personnelles de telle sorte qu’elles ne puissent nuire à l’exercice de ses fonctions ou entrer en conflit avec les objectifs de la fondation.

Les affaires financières de la fondation seront gérées d’une manière responsable, en conformité avec les obligations éthiques de gestion et les exigences légales.

5. Engagement envers la philanthropie

Le membre protège l’idéal philanthropique. Il croit au bénévolat et est animé par le désir d’améliorer la qualité de la vie à travers la cause qu’il sert. Il place la mission charitable au-delà du gain personnel.

6. Engagement envers les donateurs

Tous les donateurs peuvent obtenir un reçu officiel aux fins de l’impôt sur le revenu. Dans le cas de dons non monétaires, les donateurs peuvent obtenir un reçu officiel qui reflète la valeur marchande du don. (Le conseil d’administration peut fixer un montant minimum aux fins de l’émission des reçus d’impôt).

Les donateurs ont droit aux documents suivants sur demande : le dernier rapport annuel et les derniers états financiers adoptés par le conseil d’administration; le numéro d’enregistrement attribué par Revenu Canada et Revenu Québec; la liste des membres du conseil d’administration; un exemplaire du code d’éthique.

Les donateurs ont le droit de savoir si la personne qui sollicite des fonds au nom de la fondation est un bénévole, un employé ou un contractuel.

Les donateurs qui requièrent l’anonymat verront leur demande respectée. La vie privée des donateurs sera respectée. Les dossiers tenus par la fondation sur les donateurs demeureront confidentiels.

7. Règle relative à la transparence

Les membres sont transparents dans leur gestion. Ils s’assurent que tout le matériel de sollicitation contient des informations justes qui reflètent adéquatement la mission de la fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier et l’utilisation des dons. Toutes les sollicitations faites par la fondation ou en son nom doivent préciser le nom de la fondation, et l’objectif de la collecte de fonds. Les sollicitations imprimées doivent bien identifier la fondation, indiquer son adresse et les autres données permettant de la rejoindre.

Le conseil d’administration sera informé, au moins annuellement, du nombre, du type et du règlement des plaintes de donateurs relatives au présent code d’éthique.

8. Règle relative à l’utilisation des biens et des ressources

Le membre du conseil d’administration de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier ne peut utiliser les biens, ressources matérielles, physiques ou humaines de la fondation à son profit ou au profit d’un tiers.

Tous les dons serviront à répondre aux objectifs et à la mission de la fondation.

Les dons assujettis à des restrictions ou désignés à des fins particulières seront utilisés pour les fins auxquelles ils ont été effectués. S’il était nécessaire d’en modifier l’affectation en raison de changements apportés aux programmes, ou à cause de changements organisationnels, d’autres affectations seront envisagées après entente avec les principaux donateurs.

Cependant, les souscripteurs ou leurs ayants droit ne pourront recouvrer sous quelque forme que ce soit, l’argent qu’ils auront versé à la fondation.

9. Règles relatives à l’information

Le membre du conseil d’administration est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue.

10. Règle de conduite sur les conflits d’intérêt

Le membre du conseil d’administration doit éviter de se placer dans des situations de conflit entre ses intérêts personnels et ses devoirs d’administrateur. Il agira selon les hauts standards d’éthique professionnelle en tenant compte de la mission de la Fondation du Centre de formation professionnelle Mont-Laurier et de sa conscience.

11. Situation de conflits d’intérêts

Sans restreindre la généralité de la notion de conflit d’intérêts et à seule fin d’illustration, constitue une situation de conflit d’intérêts, notamment :

a. la situation où un membre du conseil d’administration a un intérêt personnel dans une délibération du conseil d’administration.

b. la situation où un membre du conseil d’administration est partie à un contrat qui touche les biens de la fondation ou les biens administrés par elle, à moins d’y être expressément autorisé par la fondation.

12. Dénonciation d’un intérêt et retrait de la séance

Un membre du conseil d’administration qui est en situation de conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent doit divulguer cette situation au conseil d’administration dans les meilleurs délais. La substance du conflit d’intérêt est consignée aux délibérations du conseil et il est fait mention de sa divulgation au procès-verbal.

Le membre du conseil d’administration qui est en situation de conflit d’intérêt réel, potentiel ou apparent à l’égard d’une matière soumise à la délibération du conseil, doit s’abstenir de participer à toutes délibérations et au vote se rapportant à cette matière, en se retirant de la séance.

13. Règle prohibant l’acceptation de cadeaux, faveurs ou autres avantages.

Un membre du conseil d’administration ne peut accepter aucun cadeau, marque d’hospitalité ou autre avantage que ceux d’usage et de valeur modeste. Tout autre cadeau, marque d’hospitalité ou avantage doit être retourné au donateur.

Le membre du conseil d’administration ne peut, directement ou indirectement, accorder, solliciter ou accepter un avantage indu pour lui-même ou pour un tiers.

Le membre du conseil d’administration qui a cessé d’exercer ses fonctions d’administrateur doit se comporter de façon à ne pas retirer d’avantages inclus de sa charge antérieure.

14. Processus disciplinaire

a) Examen de la conduite d’un membre

Lorsqu’il y a des motifs sérieux de croire qu’une contravention au présent code a été commise, un membre du conseil d’administration peut en aviser le président et lui remettre tous les documents pertinents.

Le président détermine, après examen, s’il y a matière à ouvrir un dossier. Dans l’affirmative, il avise par écrit la personne concernée des manquements qui lui sont reprochés, lui remet copie des documents au dossier et l’avise des sanctions applicables possibles.

Le président rencontre la personne concernée, ainsi que toute personne dont il estime la présence pertinente, afin de recueillir leurs observations et points de vue.

Le président détermine si la personne a véritablement contrevenu au présent code. Dans l’affirmative, il détermine si la contravention justifie l’imposition d’une sanction doit être faite par écrit et être motivée.

Une contravention au présent code peut donner lieu à un simple avertissement, à une réprimande, une suspension maximale de trois mois ou à une demande de révocation du membre visé.

b) Mesures provisoires

Lorsque la situation est urgente et nécessite une intervention rapide, le président peut relever provisoirement de ses fonctions le membre du conseil d’administration à qui l’on reproche une contravention au présent code. Sa décision doit être écrite et motivée.

c) Pouvoir du vice-président (autorité compétente)

Le vice-président est l’autorité compétente pour mettre en œuvre les règles du présent code lorsque c’est le président du conseil d’administration qui est en cause.

Le présent Code d’éthique et de déontologie de la fondation, a été approuvé par les membres du Conseil d’administration et ratifié par résolution, le tout conformément aux règlements généraux.